Wymagane dokumenty

By kancelaria mogła sporządzić potrzebne dokumenty, konieczne jest odpowiednie przygotowanie do wizyty. Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w danej czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem. Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego. Jeśli do aktu przystępuje pełnomocnik, musi mieć przy sobie oryginał pełnomocnictwa.

Od 1 czerwca 2024 r. notariusze mają obowiązek sprawdzenia – w ściśle określonych przypadkachczy dokonano zastrzeżenia numeru PESEL w Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL. 
Jeśli numer PESEL będzie zastrzeżony, notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej. 

Jak uniknąć takiej sytuacji?

Ustawa z dn. 7 lipca 2023 r. dotycząca ograniczania niektórych skutków kradzieży tożsamości wprowadziła możliwość zastrzeżenia przez osoby fizyczne posiadanego numeru PESEL. Takie zastrzeżenie powoduje zablokowanie numeru PESEL widoczne w Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL prowadzonym przez Ministra Cyfryzacji. 

W praktyce notarialnej oznacza to obowiązek sprawdzenia przez notariusza, czy numer PESEL osób stawających do czynności notarialnych nie został zastrzeżony. Obowiązek ten będzie dotyczył czynności takich jak: 

  • nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich,
  • sporządzenie pełnomocnictwa do nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich.

Jak przygotować się do wizyty u notariusza?

Jeżeli planujemy wizytę u notariusza w celu dokonania czynności, która wymaga weryfikacji numeru PESEL, warto wcześniej upewnić się, że numer PESEL nie jest zastrzeżony. Jeżeli numer PESEL jest zastrzeżony należy anulować zastrzeżenie numeru PESEL przed wizytą, co można przeprowadzić online za pośrednictwem serwisu mObywatel.gov.pl lub aplikacji mObywatel, bądź osobiście w urzędzie gminy.

Po dokonaniu czynności notarialnej, numer PESEL można ponownie zastrzec, co zapewni ciągłą ochronę przed kradzieżą tożsamości.

Dzięki tym krokom, wizyta u notariusza przebiegnie bez zakłóceń, a wszelkie niezbędne czynności prawne będą mogły zostać sprawnie przeprowadzone.

Poszczególne usługi wymagają różnego rodzaju dokumentów. Ich spis przedstawiono poniżej.

  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego. Więcej w zakładce „PRZYDATNE INFORMACJE”.
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania),
  • dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania działki,
  • nr konta bankowego,
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy,
  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,
  • mapa sytuacyjna do celów prawnych,
  • zaświadczenie o rewitalizacji,
  • zaświadczenie o lasach.
  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego. Więcej w zakładce „PRZYDATNE INFORMACJE”.
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania),
  • dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa lokalu,
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
  • zaświadczenie o rewitalizacji.
  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego. Więcej w zakładce „PRZYDATNE INFORMACJE”.
  • odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
  • dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania),
  • dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.
  • dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia),
  • dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia).
  • dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania),
  • dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
  • opis nieruchomości, najlepiej - numer księgi wieczystej.
  • akt zgonu spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
  • akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
  • unieważniony dowód osobisty lub zaświadczenie o numerze PESEL.
  • odpis skrócony aktu małżeństwa,
  • dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania).

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.

Od 28 kwietnia 2023 roku, zgodnie z nowymi przepisami ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, notariusze mają dodatkowe obowiązki związane z transakcjami sprzedaży nieruchomości. Notariusz jest zobowiązany w akcie notarialnym odnotować fakt przekazania Nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej. 

Obowiązki notariusza:

  1. Informowanie stron umowy o konieczności przedłożenia świadectwa charakterystyki energetycznej. Notariusz będzie musiał poinformować strony umowy, że przed dokonaniem transakcji sprzedaży nieruchomości, nabywca musi dostarczyć aktualne świadectwo charakterystyki energetycznej budynku.
  2. Odnotowanie w akcie notarialnym przekazania świadectwa charakterystyki energetycznej. Jeśli nabywca dostarczy świadectwo, notariusz będzie zobowiązany do jego odnotowania w dokumencie.
  3. Powiadomienie strony obowiązanej do przekazania świadectwa o grożącej karze grzywny w przypadku niewykonania tego obowiązku. Jeśli strona sprzedająca nie dostarczy wymaganego świadectwa, notariusz jest zobowiązany poinformować ją o możliwej karze grzywny.


Głównym celem wprowadzenia obowiązku przekazania świadectwa charakterystyki energetycznej jest zwiększenie transparentności i świadomości nabywców w zakresie zużycia energii w danym budynku, co może znacząco wpłynąć na koszty eksploatacji i komfort mieszkania.

 

doświadczenie

DOŚWIADCZENIE

PROFESJONALIZM

PROFESJONALIZM

RZETELNOŚĆ

RZETELNOŚĆ

TERMINOWOŚĆ

TERMINOWOŚĆ

„  Lex est quod notamus  ”
    To co piszemy, stanowi prawo